unixpass Helpdesk-Handbuch

1 · Überblick

unixpass ist ein System zur Steuerung des Besuchermanagements. Mit unixpass müssen sich Besucher vor ihrem Termin oder vor einer Veranstaltung bei Stryker registrieren und bereits im Vorfeld wichtige Compliance-Anforderungen erfüllen. Dazu zählen beispielsweise Sicherheitsunterweisungen oder das Unterzeichnen von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs).

unixpass besteht aus einer webbasierten Anwendung, die ausschließlich im Browser verfügbar ist und über den Microsoft-Zugang von Stryker genutzt wird. Stryker-Mitarbeitende haben hierüber die Möglichkeit, Kurzzeit- oder Langzeitbesucher einzuladen. Abhängig von der jeweiligen Besuchergruppe gelten unterschiedliche Anforderungen. Ein zentraler Bestandteil ist dabei die Vergabe eines konkreten Besuchsgrundes, der je nach Besuchergruppe variieren kann.

Zur Überprüfung und zum Check-in der QR-Codes steht an jedem Standort ein unixpass-Terminal in Form eines iPads zur Verfügung. Beim Check-in werden nicht nur die QR-Codes gescannt, sondern auch die relevanten Compliance-Anforderungen überprüft (z. B. ob Sicherheitsunterweisungen absolviert wurden oder ob Vertraulichkeitserklärungen noch gültig sind). Zusätzlich werden durch das Terminal die hinterlegten Kontaktpersonen automatisch über den erfolgreichen Check-in informiert – gegebenenfalls werden physische Ausweise durch angeschlossene Karten- bzw. Labeldrucker ausgestellt.

2 · Vorab-Hinweise Nur Tuttlingen

Tor Ludwigstaler Straße

Das Tor an der Ludwigstaler Straße ist werktags von 07:00 bis 16:00 Uhr geöffnet. Bitte stellen Sie sicher, dass das Tor nach der Nutzung außerhalb dieser Zeiten wieder ordnungsgemäß geschlossen wird.

Zugänge zu Bau 2, 4 und 6

Alle Tore und Türen zu Bau 2, 4 und 6 sind aus Sicherheitsgründen stets geschlossen zu halten, um unbefugten Zutritt externer Personen zu verhindern.

Zugang zu Bau 6

Die Eingangstüren zum Windfang von Bau 6 sowie die Schiebetür vom Windfang zum Foyer sind von außen grundsätzlich verschlossen. Besucher betreten den Windfang ausschließlich über den Eingang auf der Seite der Ludwigstaler Straße. Der Zugang erfolgt über einen Zugangscode, der im Rahmen des Registrierungsprozesses vor dem Termin bereitgestellt wird.

3 · Login

Zugang zu unixpass: https://app.de.i3g.io/extranet

Die Anmeldung erfolgt über Ihren Stryker Microsoft Login:

4 · Dashboard

Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie zum unixpass Dashboard weitergeleitet. Hier stehen folgende Ansichten zur Verfügung:

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• 1Kontakte aktuell – Alle meine Kontakte, die sich im Gebäude befinden.
• 2Kontakte heute – Alle meine Kontakte, die über eine Zugangsberechtigung verfügen, die heute gültig ist.
• 3Termine heute – Alle meine Termine, die heute stattfinden.
• 4Profil – Hier können das eigene Profil eingesehen und die eigenen Daten (z. B. Sprache) angepasst werden.

5 · Mein Profil

Grundsätzlich werden alle Nutzerdaten automatisch aus den Stryker-Systemen (Office 365) übernommen und sollten bzw. können nicht überschrieben werden.

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• 1Im Bereich Profil bearbeiten kann insbesondere die Benutzersprache angepasst werden.
• 2Bitte prüfen Sie die Zuordnung Ihres Profils zum korrekten Standort.

6 · Terminmodul

Sämtliche Termine mit Besuchern, die über unixpass eingeladen wurden, finden sich im unixpass Terminmodul (1). Die Einladung von Besuchern erfolgt über den unixpass Einladungs-Wizard „Termin hinzufügen“ (2).

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Bestehende Termine können über die Übersicht individuell weiter bearbeitet werden, insbesondere:

• Termin verschieben
• Termin absagen
• Weitere Personen zu einem bestehenden Termin hinzufügen
• Termin veröffentlichen

Auf diese Funktionen wird in Kapitel 8 „Termin bearbeiten“ näher eingegangen.

7 · Termin erstellen

7.1 · Besuchsart wählen

Zunächst muss ausgewählt werden, ob es sich um einen Kurzzeit- oder einen Langzeitbesuch handelt. Es gelten jeweils unterschiedliche Anforderungen.

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• 1Kurzzeitbesucher: Maximale Gültigkeit 1 Tag, Papierlabel als Besucherausweis.
• 2Langzeitbesucher: Maximale Gültigkeit 3 Monate. Besucherausweis: Plastikkarte Freiburg Besucherausweis: Papierlabel Stetten / Tuttlingen

In beiden Fällen sind Sicherheitsunterweisung und Vertraulichkeitserklärung Pflicht. Außerdem müssen Besucher ein gültiges Foto hochladen oder neu erstellen, welches auf dem Besucherausweis verwendet wird.

Für den Standort Freiburg kann zusätzlich ein Parkschein beantragt werden. Nur Freiburg

7.2 · Eingabe der Termindetails

• Der Titel wird vorausgefüllt, sollte aber individuell überschrieben werden.
• Die Beschreibung dient nur als interner Hinweis, um beispielsweise einen Vermerk zum betreffenden Termin hinterlegen zu können.
• Von – Bis legt fest, in welchem Zeitraum der Besucherausweis gültig sein wird. Der Check-in am Terminal ist eine Stunde vor Terminbeginn möglich.
• Ablaufdatum aktivieren: Kann genutzt werden, um eine Anmeldung bis zu einem bestimmten Datum sicherzustellen. Danach ist der Anmeldelink nicht mehr gültig.

Achtung: Innerhalb des Von–Bis-Zeitraums gelten die am Standort gültigen Öffnungszeiten, die die Gültigkeit nochmals zeitlich einschränken.

7.3 · Besucher hinzufügen

Grundsätzlich können Besucher über verschiedene Wege zu einem Termin hinzugefügt werden:

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• 1Auswahl eines bestehenden Kontakts, der sich bereits im System befindet. Gilt auch für Stryker Mitarbeiter – diese werden automatisch über eine Anbindung an O365 importiert und als Kontakt bereitgestellt.
• 2Mit sogenannten Quickfiltern kann nach Standort oder Besuchergruppe gefiltert werden.
• 3Hinzufügen eines einzelnen Kontakts (siehe 7.4).
• 4Import von Kontakten via Excel-Datei (siehe 7.5).

7.4 · Einzelnen Kontakt hinzufügen

Bei der Anlage eines neuen Kontakts sollten folgende Aspekte beachtet werden:

• Es muss immer eine korrekte Besuchergruppe angegeben werden, da hierüber wichtige Funktionen wie der Besuchsgrund und schlussendlich auch die Vertraulichkeitserklärung gesteuert werden.
• Die Spracheinstellung steuert die Einladungsbenachrichtigung und Prozesse in der Sprache des Besuchers.
• Die Mobilfunknummer ist sinnvoll, wenn Ihr Besuch Einladung, Zugangspässe und Informationen zusätzlich via SMS erhalten soll.

7.5 · Import von Kontakten (größere Besuchergruppen)

Es kann ein Import von Kontakten „en bloc“ durchgeführt werden. Verwenden Sie hierfür die Excel-Vorlage, die über das System zum Download zur Verfügung steht. Die Import-Datei muss exakt dem Aufbau der Vorlage entsprechen. Die Angabe der Besuchergruppe pro Kontakt ist obligatorisch und MUSS in englischer Sprache erfolgen.

Hinweis: Beachten Sie den Hilfetext im Import-Dialog – insbesondere zur korrekten Angabe der Telefonnummer und zu den verfügbaren Besuchergruppen.

Nach dem Upload der Importdatei muss die Spaltenzuordnung korrekt gesetzt werden:

Anschließend wurden die Kontakte erfolgreich hinzugefügt und sind vorausgewählt:

7.6 · Angabe des Besuchsgrunds

Pro Besuchergruppe MUSS ein Besuchsgrund nebst Beschreibung angegeben werden. Da diese Informationen in der Vertraulichkeitserklärung verwendet werden, sollten sie sprachlich und orthographisch korrekt sein.

7.7 · Angabe der Kontaktperson

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• 1Die Kontaktperson ist immer diejenige, die den Termin erstellt. Diese Person wird auch als Kontaktperson vor Ort eingetragen.
• 2Die Kontaktperson vor Ort kann – im Gegensatz zur Kontaktperson – individuell angepasst werden.

7.8 · Hinweis / Notiz

Für den Empfangsmitarbeiter oder als Notiz kann ein individueller Hinweis hinterlegt werden.

7.9 · Zusammenfassung

Nach Angabe aller Informationen zu einem Termin wird abschließend nochmals eine Zusammenfassung dargestellt. Es kann nun zwischen folgenden Optionen gewählt werden:

• Cancel: Abbruch des Prozesses.
• Back: Zurück im Prozess, um etwaige Einstellungen zu verändern.
• Save: Termin wird NUR gespeichert – es werden noch KEINE Einladungen versendet. Einladungen können auch im Nachhinein versendet werden (z. B. nachdem weitere Teilnehmer hinzugefügt wurden).
• Save & Send: Termin wird gespeichert UND Einladungen werden an alle Teilnehmer versendet.

8 · Termin bearbeiten

Details

Für jeden Termin können die Details (1) angezeigt werden. Bestimmte Einstellungen können nur so lange verändert werden, wie noch keine Einladung(en) versendet wurden.

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Es stehen verschiedene Aktionen (2) zur Verfügung:

• Termin verschieben: Termin auf neues Datum / neue Uhrzeit verschieben. Es wird eine Benachrichtigung an alle Teilnehmer versendet.
• Termin absagen: Termin wird storniert und eine Benachrichtigung an alle Teilnehmer versendet.

Teilnehmer & Einladungen

Im Bereich Einladungen (1) werden alle Teilnehmer inkl. Anmeldestatus angezeigt. Über Einladung hinzufügen (2) können weitere Teilnehmer hinzugefügt werden – der Prozess ist identisch mit dem zuvor beschriebenen „Termin anlegen“-Prozess.

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Außerdem können hier Einladungen gesammelt versendet (3) werden. Der Versand kann nach den verschiedenen Einladungsstatus gefiltert werden:

9 · Einladung & Registrierung

Eine E-Mail-Einladung geht standardmäßig immer raus. Ist bei Teilnehmern eine Handynummer hinterlegt, wird zusätzlich immer auch eine SMS-Einladung versendet.

In E-Mail und SMS ist ein Einladungslink enthalten, der auf die Registrierungsstartseite führt. Anschließend erfolgt der Registrierungsprozess.

10 · Terminmodul – Sonstiges

Im Terminmodul gibt es weitere Funktionen:

• Warteliste Registrierungen: Falls Einladungen mit Freigabe verwendet werden (angezeigt durch entsprechende Hinweise), werden neue Registrierungen hier angezeigt und können freigegeben oder abgelehnt werden.
• Meine Besuche: Vollständige Liste aller Besucher, die für den angemeldeten Benutzer registriert wurden bzw. bei denen der angemeldete Benutzer als Kontaktperson hinterlegt wurde. Dies können AUCH Besucher sein, die sich am Terminal angemeldet und den Stryker Kontakt als Kontaktperson ausgewählt haben.

11 · On-Site Registrierung am Terminal (iPad)

Besucher ohne Vorab-Registrierung können sich direkt am unixpass-Terminal registrieren. Der Prozess läuft in folgenden Schritten ab:

1

Start des Prozesses

Der Prozess startet am Terminal über die Option Anmeldung.

2

Auswahl der Besuchergruppe

Der Besucher wählt die Besuchergruppe aus, die ihn am besten beschreibt.

3

Kontaktperson & Besuchsgrund

Auswahl der Kontaktperson und Angabe des Besuchsgrunds.

4

Persönliche Daten & Foto

Eingabe der persönlichen Daten und Erstellen eines Fotos für den Besucherausweis.

5

Sicherheitsunterweisung

Durchführung der Sicherheitsunterweisung. ACHTUNG: Dieser Schritt erscheint nur, wenn die Unterweisung nicht mehr gültig ist.

6

Vertraulichkeitsvereinbarung

Unterzeichnung der Vertraulichkeitsvereinbarung. ACHTUNG: Dieser Schritt erscheint nur, wenn die Vereinbarung nicht mehr gültig ist oder sich der Besuchsgrund geändert hat.

7

Ausdruck des Besucherausweises

Ausdruck des Besucherausweises – Label oder Plastikkarte, je nach Konfiguration und Standort.

8

Abschluss – Check-in erfolgt

Der Check-in ist abgeschlossen. Die Kontaktperson wird per E-Mail über den Besuch informiert.

12 · Nice2Know

• Registrierung: Der Besucher erhält nach Abschluss der Registrierung direkt einen sogenannten Mobile Pass und muss die Unterweisung akzeptieren sowie die Vertraulichkeitsvereinbarung lesen und unterschreiben. Falls er dies versäumt, wird er beim Check-in darauf hingewiesen und kann es nachholen. Außerdem werden – je nach Prozess – ein Papierlabel oder ein Plastikkartenausweis ausgedruckt.
• Ansprechpartner: Der Stryker Mitarbeiter wird als Ansprechpartner bei Termineinladungen geführt. Admins und Rezeptionsmitarbeiter können so nachvollziehen, welcher Besucher zu welchem Ansprechpartner gehört.
• Anmeldungen am Terminal: Auch für Anmeldungen am Terminal gelten dieselben Compliance-Prozesse wie bei Online-Registrierungen: Sicherheitsunterweisung akzeptieren, Vertraulichkeitserklärung unterzeichnen und Ansprechpartner auswählen.
• Check-in am Terminal: Sobald ein Besucher am Terminal eincheckt, wird sein Compliance-Status überprüft (Gültigkeit von Unterweisung und NDA). Außerdem wird der eingetragene Ansprechpartner nach dem Check-in per E-Mail über den Besuch informiert.
• Datenschutz: Standardmäßig werden Besuchsdaten 30 Tage gespeichert – es sei denn, der Besucher stimmt der Langzeitdatenspeicherung zu (365 Tage).
• Mobile Pass: Der Pass kann zum Apple oder Android Wallet hinzugefügt werden.

13 · Besucherausweise im Überblick

In beiden Fällen sind Sicherheitsunterweisung und Vertraulichkeitserklärung Pflicht; das Besucherfoto erscheint auf dem Ausweis.

14 · Troubleshooting

Dieses Kapitel befindet sich in Vorbereitung und wird mit einer der nächsten Versionen ergänzt.

15 · Hilfe & Kontakt

Ansprechpartner Freiburg/Stetten: Sarah Kech (sarah.kech@stryker.com) Freiburg / Stetten

Ansprechpartner Tuttlingen: Anja Falter (anja.falter@stryker.com) Tuttlingen

16 · Empfang

Der Bereich Empfang bündelt die täglichen Aufgaben der Rezeption: offene Aufgaben zu Besuchern abarbeiten, Ausweise drucken, Codes ausgeben, Besuche korrigieren und – am Standort Freiburg – Parkscheine erstellen.

16.1 · Todos am Empfang

Die Ansicht Empfang → Todos zeigt alle Besucher mit offenen Aufgaben – z. B. „Label drucken“ oder „Label ausgeben“. Zu jedem Eintrag werden Name, Unternehmen und der Stryker-Ansprechpartner angezeigt, sodass der Empfang Besucher direkt zuordnen kann.

16.2 · Besucher verwalten

Ein Klick auf einen Besucher öffnet die Detailansicht mit dem Zugangscode (QR), dem Gültigkeitszeitraum, dem Besuchsgrund und dem Ausweisstatus. Von hier aus stehen die wichtigsten Aktionen zur Verfügung, u. a. Check-in durchführen, Code ausgeben, Code deaktivieren, Besuch bearbeiten, Einladung erneut senden und Parkschein erstellen.

16.3 · Code ausgeben

Über Code ausgeben wird der Besucherausweis ausgestellt. Im Dialog wird der Besucherausweis-Typ (z. B. Label) gewählt und der Druck ausgelöst.

16.4 · Besuch bearbeiten

Über Besuch bearbeiten können Check-in- und Check-out-Zeiten eines Besuchs nachträglich korrigiert werden. Schnellauswahlen wie Heute, Morgen, Vormittag, Nachmittag oder Ganzer Tag erleichtern die Eingabe.

16.5 · Parkschein erstellen Nur Freiburg

Für Besucher des Standorts Freiburg kann der Empfang einen Parkschein als PDF erstellen. Im Dialog werden das Nummernschild, der Standort/Bereich (z. B. Freiburg Besucherparkplatz) sowie optionale Texte für den PDF-Code und die Parkschein-PDF-Vorlage angegeben.

16.6 · Warten auf Freigabe

Registrierungen über Prozesse mit Freigabepflicht landen in der Ansicht Warten auf Freigabe und werden dort vom Empfang bzw. den Verantwortlichen freigegeben oder abgelehnt. Liegen keine offenen Registrierungen vor, ist die Liste leer.

17 · Kontakte & Codes

Zusätzlich zu den Empfangsfunktionen stehen die folgenden Werkzeuge zur Verfügung: die Kontakt- und Codes-Listen mit der 360-Grad-Sicht auf jeden Kontakt (um z. B. bestehende Codes erneut auszugeben).

Die Kontakte-Ansicht listet alle Kontakte des Systems und lässt sich nach Name, Sprache, Registrierungszeitraum, Gruppe u. a. filtern.

Das Kontaktprofil zeigt die Stammdaten sowie die Aktivitätshistorie (z. B. versendete Benachrichtigungen):

Im Reiter Codes sind alle Zugangscodes eines Kontakts mit Zeitraum und Status ersichtlich:

Die globale Codes-Liste zeigt zu jedem Code den Compliance-Status auf einen Blick – gültige Bestandteile (z. B. Unterweisung, Zeitbeschränkung, Kontaktperson, Besuchergruppe) grün, abgelaufene rot:

Die Codes-Liste lässt sich gezielt filtern – nach Code/Name/E-Mail, Status, Code-Typ, Ansprechpartner, Zeitraum und Kontaktgruppe:

18 · Registrierung aus Besuchersicht

Dieses Kapitel zeigt den Registrierungsprozess so, wie ihn der eingeladene Besucher durchläuft. Es hilft Mitarbeitenden und Empfang, Rückfragen von Besuchern schnell zu beantworten.

18.1 · Einladung öffnen und E-Mail bestätigen

Der Besucher erhält per E-Mail (und ggf. SMS) einen Einladungslink. Dieser führt auf die persönliche Willkommensseite; dort startet er mit „Jetzt registrieren“ und bestätigt zunächst seine E-Mail-Adresse.

18.2 · Besuchergruppe und persönliche Daten

Je nach Prozess wählt der Besucher zunächst seine Besuchergruppe und gibt anschließend seine persönlichen Daten ein:

18.3 · Unterweisung und Vertraulichkeitsvereinbarung

Im Anschluss absolviert der Besucher die Sicherheitsunterweisung und unterzeichnet die Vertraulichkeitsvereinbarung des Standorts – noch offene Punkte sind in der Statusübersicht gelb markiert:

18.4 · Nächste Schritte und Freigabe

Die Seite „Nächste Schritte“ zeigt dem Besucher jederzeit seinen Fortschritt: Identität bestätigt, Registrierung abgeschlossen, Registrierung genehmigt, Dokument unterzeichnet, Parkticket und Zugangspass heruntergeladen. Bei Prozessen mit Freigabepflicht bleibt der Punkt „Registrierung genehmigt“ offen, bis die Freigabe erteilt wurde.

18.5 · Parken und Zugangspass Parken: nur Freiburg

Am Standort Freiburg gibt der Besucher optional sein Kennzeichen an und erhält einen Parkausweis, der als PDF heruntergeladen werden kann:

Zum Abschluss erhält der Besucher seinen Zugangspass mit QR-Code – zum Herunterladen bzw. für Apple/Android Wallet – sowie die Details zu seinem Termin:

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